Ferramentas de produtividade

Pesquiso sobre produtividade desde o final do ano passado, antes disso era só uma curiosidade. Como resultado dessa pesquisa encontrei muita coisa interessante, apliquei algumas e percebi que nem todas me atendiam. Não que elas não sejam boas, cada uma tem seu valor, só que nem tudo se aplica a todos. Nesta postagem vou compartilhar um pouco da minha experiência, e dar a minha opinião sobre algumas ferramentas.

 

Entendendo a motivação

Primeiramente, quero ressaltar a importância de se questionar para entender o motivo dessa busca:

  • Por que quero ser mais produtivo?
  • Aumentar a produtividade de quê exatamente?
  • O que vou obter sendo mais produtivo?

As respostas dessas perguntas podem ser obscuras, e diferentes para cada pessoa. Por exemplo, você pode estar buscando ter mais tempo livre para passar mais tempo com a família. Outro pode concluir mais rápido suas atividades para aumentar o volume, e com isso aumentar o lucro, ou reduzir o prejuízo de um projeto que está atrasado. Alguém pode querer concluir em menos tempo uma reunião tediosa para se dedicar mais a outra atividade mais prazerosa. Eu quero escrever mais em menos tempo e aumentar o número de postagens desse blog.

Conhecer a sua resposta vai te ajudar a escolher a ferramenta que atenda a sua necessidade. Da mesma forma que identifica aquela que não lhe serve.

 

GTD e atenção plena

Com o GTD (Get Things Done) obtive a possibilidade de esvaziar a mente. O método sugere que toda vez que algo vier a sua mente, e não estiver relacionada a sua atividade atual, anote e guarde. Pronto. Você anotou para não se esquecer, e tirou da sua cabeça a necessidade de ficar pensando no assunto. A partir desse ponto você pode continuar focado na atividade que estava em andamento. Essa dica reforçou meu comportamento de ter vários stick notes e fichas com anotações. O problema é que nem tudo sai da cabeça ao anotar, não é tão simples assim. Alguns pensamentos não saem da cabeça, outras saem, e voltam; são como nuvens.

A atenção plena é um tipo de meditação que foca no agora. Nada de pensar no nirvana ou no Kurt. “Fica aqui comigo!” como disse um amigo quando o interlocutor estava viajando na maionese. A atenção plena pede para se concentrar na respiração, nos pensamentos, sentimentos, e demais sentidos. Sempre te trazendo para o agora. Você não vai impedir seus pensamentos de fluírem, mas você os observará como um terceiro. Juntando esta atenção com as anotações do GTD a coisa fica boa. Vai ficar, ainda estou começando com a atenção plena, e estou otimista porque há estudos comprovando sua eficiência. Se tiver interesse no tema assista ao documentário Free The Mind, está disponível no Netflix.

 

Priorização e descarte

A priorização deve estar em todas as metodologias de ganho de produtividade. Quando você sabe o que quer – ou o que o seu chefe quer – você prioriza, isto é, ordena para concluir primeiro as atividades que mais contribuem para os seus objetivos. Por exemplo, se pretende viajar este ano para Las Vegas, vai pesquisar atrações nesta cidade ou em Paris? Vai estudar inglês ou japonês? Ou vai passar o pouco tempo que possui assistindo besteirol?

Após identificar o objetivo e priorizar as atividades, há uma grande chance de perceber que o final da lista nunca será feito. Descarte. Diga não as drogas, aos vícios, os vídeos de gatinhos, e as atividades que não contribuem com seus objetivos. Mas vá com calma, tudo bem dedicar um tempo ao lazer. O importante é ter lazer na hora do lazer. Se gosta de vídeo de gatinhos ou de futebol na quarta a noite, reserve um tempo para isso. Cortar seus prazeres não te levará a resultados prazerosos.

Se não conhece o princípio de Pareto, dê uma olhada nesta página: O princípio de Pareto.

 

Pomodoro e os intervalos

A técnica Pomodoro sugere a divisão das tarefas em blocos de 25 minutos. Nesse período você deve focar em uma tarefa apenas. Ao concluir a tarefa faça um intervalo de 5 minutos, depois de quatro “pomodoros” faça um intervalo de 30 minutos.

Bom, esses pomodoros não me servem, meu tempo de concentração varia e de uma a duas horas. Contudo, adorei a disciplina dos intervalos! Só depois que conheci o Pomodoro que comecei a vigiar mais os intervalos que faço. Ao final de duas horas de concentração, meu corpo reclama, e a caneca de água já está vazia, e a cabeça já não pensa direito. Levantar, fazer uma caminhada até a água, ir para o lado de fora (em casa) ou para a janela (escritório) e passar uns 5 minutos olhando para a roseira, as nuvens, árvores, ou qualquer coisa que não seja a tela do monitor e que não esteja sob a luz artificial me ajuda a despertar e a me sentir melhor.

 

Kanban

O Kanban foi a melhor coisa que aprendi no curso de Scrum! Sério, o Scrum também é bom, mas o Kanban é foda! Ele materializa o comprometimento, o que é muito importante quando se deseja aumentar a produtividade de uma equipe.

O Kanban pode ser um risco na parede indicando o nível da água, ou o limite crítico de um estoque. Na gestão de tarefas, o Kanban mais simples possui três silos de stick notes: tarefas a fazer, em andamento, e concluídas. A mágica acontece quando se coloca o nome das pessoas nas tarefas, ou sinaliza a responsabilidade dando uma cor para cada. Você olha para o Kanban e sabe quem está atrasado e quem está adiantado, apenas observando a organização das cores.

Também já fiz um Kanban particular para organizar minhas tarefas, dentro de uma folha A3 e até dentro do caderno, não foi muito bom. Funciona para gerenciar as tarefas, mas no meu caso não deu ganho de produtividade.

 

Bullet Journal

A técnica do Bullet Journal diz para utilizar uma caixa nas atividades, e dar um “check” quando concluir, ou riscar se for cancelada. Ainda há bolinhas (bullets) para indicar compromissos, e traços para lembretes. E também tem os ícones, sempre recomendados. Estou usando a caixa por enquanto, se precisar vou usar os outros símbolos.

Este eu conheci faz pouco mais de uma semana, gostei do que vi porque estou utilizando um caderno. No livro “Alta produtividade – Robert Pozen” aprendi a colocar com minha primeira atividade do dia, a criação de uma lista com as atividades que pretendo realizar no dia (o pomodoro também sugere isso). Não é para se desafiar ou tentar um pouco mais a cada dia, o objetivo é dar foco e alinhar atividades com as prioridades. Não sei exatamente se estou mais produtivo, contudo me sinto muito bem ao ver as atividades sendo concluídas.

Ao longo do dia ajudo ao time e cliente respondendo a e-mails, conversando no aplicativo de mensagens instantâneas, e por telefone. Às vezes, após três interrupções seguidas, me perdia e ao invés de retornar à atividade que estava fazendo, continuava algo referente a primeira ou segunda interrupção. Agora que tenho a lista de tarefas do dia, antes de retornar confiro o andamento da lista, e vejo a atividade que estava fazendo ou qual é a próxima, entre aquelas que priorizei no começo do dia.

 

Conclusão

Estou encerrando e ainda não falei para enviar a pauta a reunião ao agendar, ou pelo menos um dia antes. Nem do Visual Note Taking, que não me parece produtivo, mas parece ser ótimo para lembrar de algo. Ambos podem ser tratados em postagem futura e específica para cada.

O que eu gostaria de deixar claro nesta postagem é que cada pessoa tem seu estilo, suas preferências, seu tempo, e que todas essas técnicas devem ser testadas. E também as outras que não estão aqui. Adorar um procedimento só porque alguém empacotou e colocou um nome pomposo está mais para ostentação do que para solução. Quer realmente ser produtivo? Ouça todas as dicas, leia todas as recomendações, e teste o que acredita ser válido. Ao longo do processo você criará algo que é produtivo de um jeito seu, que é ótimo para você! E continuará sendo refinado a cada dia.

Comente e conte o que funciona para você.

Sucesso!

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